Inkasso og gode kunderelasjoner

Det blir stadig flere inkassosaker i Norge. Tapte fordringer vokser og er til stor skade for samfunnet og bedriftenes evne til å utvikle seg. Vi snakker om milliarder som forsvinner, basert på statistikk fra Finanstilsynet. Det er likevel store mørketall, fordringer som blir avskrevet i virksomhetene og aldri blir sendt til inkasso. Det som statistikkene heller ikke forteller oss noe om, er alle kunder bedrifter må stenge leveransene til, basert på dårlig betalingshistorikk.

Vårt inntrykk er at mange bedrifter kvier seg for å sende purring og inkasso, til tross for de økonomiske konsekvensene, i frykt for å ødelegge et godt kundeforhold. I denne artikkelen kan du lese om hvordan du best bevarer dine kunderelasjoner, samtidig som du raskt får betalt for dine varer og tjenester.

God inkassoskikk
Som kreditor må du opptre i samsvar med god inkassoskikk, som er en standard for hvordan inkassosaker skal føres i Norge. Selv om man benytter egeninkasso må man følge god inkassoskikk. Vær derfor saklig, ryddig og behandle alle kunder med respekt. Hold deg til fakta og vær godt forberedt i dialog med skyldner. En annen god regel er å forholde seg til normal kontortid når du ønsker å komme i dialog med skyldner, slik at vedkommende ikke opplever kontakten som ubehagelig eller støtende.

Innkreving er på mange måter basert på psykologi, å være saklig i tillegg til å ha tette og gode rutiner for utsendelse av krav har stor betydelse. Dette vil også bygge under det å bevare dine kunderelasjoner og fremstå som en troverdig og seriøs bedrift.

Rask inndrivelse gjør det billigere for dine kunder
Vår klare anbefaling er at fakturering må skje tett og iht. en fast plan. Det er også slik at purringer og inkassovarsel bør automatiseres. Inkasso er som nevnt mye psykologi, og kunder lærer raskt hvilke bedrifter som ikke følger opp og som driver med tomme «trusler». Slike bedrifter blir ofte utnyttet i et samfunn hvor mange bedrifter og private mangler kontanter til å dekke sine fordringer.

Vi mener at du har best forutsetninger til å lykkes med inndrivelse av dine krav om du følger en stram prosess fra faktura til innkreving. Ikke benytt «frivillige» eller snille purringer, gå gjerne på de rettslige trinnene direkte. Dette forstår kunder, de venner seg til det, og de betaler raskere. Slike metoder sparer også dine kunder for unødvendige utgifter i form av høyere gebyrer, salærer og renter.

Hold tett dialog med kunden
Manglende betaling er i mange tilfeller et resultat av likviditetsproblem, at krav har blitt glemt eller kommet på avveie. Vi har gjennom flere år erfart at tett og god dialog med kunden er det mest effektive ved inndrivelse av krav - å ta en telefon eller to løser ofte problemer rundt betaling.

En god regel er å ringe om en kunde ikke har betalt etter første varsel. Noter hva dere blir enige om. Følger kunden ikke avtalen, ta alltid saken til neste formelle trinn, deretter ring på nytt. Ikke la saken stå på vent. Vi opplever dessverre fra tid til annen at dårlige betalere spekulerer i å få utsatt de formelle stegene i prosessen. La alltid den formelle saksgangen løpe parallelt med tett dialog med kunden.

Avtal om nødvendig delbetalinger med kunden.

Skulle kunden hevde mangler ved levering eller liknende er det svært viktig å notere dette. Stemmer kundens påstand, bring mankoen i orden så raskt som mulig. Ikke la dette ligge. Avtal også med kunden hva mankoen er verdt, for kunden kan ikke holde tilbake større beløp enn det som relateres til mankoen. Har kunden en feilaktig påstand om mangler ved leveringen, dokumenter til kunden via e-post eller liknende at påstanden ikke er riktig, slik at full innkreving kan skje.

Telefoner og tett dialog med kunden er god inkassoskikk! Følg gjerne opp dine samtaler med en kort e-post som oppsummerer hva dere ble enige om på telefon. Husk at kunder gjerne prioriterer de som er ryddige og tettest på.

Hvis nødvendig – tilby nedbetaling
I enkelte tilfeller er en nedbetalingsplan riktig. Send avtalt plan til kunden, via e-post eller brev, pass på at den signeres og at datoene følges opp. Gi korte tidsfrister på signering og vær tett på kunden ved hvert forfall. Et godt tips for å sjekke kundens troverdighet er at første avdrag skal betales ved inngåelse av avtalen.

Vær tydelig i nedbetalingsplanen at dersom ett av avdragene ikke betales i tide kommer hele restsummen til å forfalle umiddelbart. Inkassokravet fortsetter å løpe uten opphold, med de økte utgiftene det medfører. Legg gjerne inn detaljer rundt denne typen nedbetalingsavtaler i Solvent. Da kan du enkelt gå tilbake å se hva du ble enig med kunden om, og saksgangen kan automatiseres i systemet.

Ved bruk av Solvent er du trygg på at du ivaretar de formelle kravene til inkassovarsel, og dermed praktiserer god inkassoskikk. Systemet sikrer at alle formkrav er riktige, og trenger du bistand til å drøfte innkreving eller samtaler som må tas med noen av dine kunder er det gratis å ringe våre rådgivere.